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La digitalización dejó de ser un privilegio, para convertirse en una necesidad para los negocios. Las razones van desde integridad de la información, fácil acceso, ahorro de costos hasta la salud del planeta, por eso ha tomado tanta popularidad las soluciones de recibo digital, y de documentos con la firma de los colaboradores que puedes almacenar en la nube y gestionar a través de un software de clase mundial como Visma.
¿Qué es un recibo digital?
Es una solución que te permite generar y manejar documentos electrónicos que resumen el pago de una liquidación mensual de un colaborador o proveedor.
Ésta alternativa nace por diversas necesidades que enfrentan las compañías tales como:
- Evaluación y análisis de costos
- Uso excesivo de recursos y tiempo para la gestión de recibos y documentos físicos
- Pérdida o daño a los recibos y otros documentos sensibles
- Costos elevados
- Contaminación ambiental
- Incremento súbito o rotación de colaboradores
- Exceso de procesos manuales
La solución de recibo digital, que en realidad ocupa todo tipo de documentos que requieran de la firma de los colaboradores, proveedores o aliados comerciales, representa el fin de todos esos retos que todavía hoy muchas empresas padecen.
La digitalización de documentos permite:
- Despapelizar la empresa, o lo que es igual a decirle adiós a los archivos físicos, que pueden perderse, dañarse, que contaminan el planeta y que además generan costos adicionales de impresión y manejo.
- Hacer consultas en tiempo real y desde cualquier dispositivo, no solo a tus recibos digitales si no a cualquier documento que decidas almacenar y gestionar con la herramienta de software world class.
- Ahorras tiempo y dinero, porque evitas actividades como impresión del documento, firma presencial, distribución, control de recibos impresos, y toda la logística que involucra este proceso de documentación en físico.
- Incrementa la seguridad de tus documentos, porque disminuyes riesgos de pérdida, deterioro e incluso robo. Las herramientas de software que incluyen la solución de recibo digital por lo general cuentan con tecnologías de protección de la información robustas, similares y en ocasiones iguales a las que utilizan los bancos.
- Digitalizas y automatizas procesos. Los procesos manuales son parte de los puntos de dolor de los procesos de RR.HH, por eso toda acción que digitalice y automatice será una excelente solución para volver las operaciones más eficientes y sumar valor.
- Acceso al instante a toda la documentación, que se encuentra centralizada.
- Generas entornos colaborativos en los que, si lo deseas, más de una persona puede trabajar sobre un mismo documento.
- Aumentas la productividad de RR.HH, porque al liberar el tiempo de los colaboradores, pueden dedicar más tiempo a otras actividades claves para el crecimiento del departamento y la compañía.
- Generas mayor satisfacción en los colaboradores. Al ser una solución digital y centralizada, los miembros de tu equipo podrán acceder desde cualquier dispositivo y lugar, a sus recibos o documento y verificar la información deseada.
- Llevas la bandera de la transformación digital a tu compañía.
Éstos son solo 10 beneficios de implementar el recibo digital en tu compañía, si quieres conocer más, puedes agendar una sesión de descubrimiento con nuestro equipo.
Consultas frecuentes sobre la solución de recibo digital
- Facilidad o accesibilidad para implementar el recibo digital
Su implementación es rápida, y además utilizamos herramientas de Software World-Class que hacen que sea muy amigable y accesible la transición.
- Legalidad del recibo digital
Esto dependerá muy probablemente del país en el que te encuentres. El recibo digital es legal en casi toda latinoamérica. Es probable que necesites una autorización del Ministerio a cargo de las relaciones laborales de tu país, pero para ello realizamos la sesión de descubrimiento.
Además las herramientas que utilizamos como solución para Recibo Digital solo operan en países donde es 100% legal su uso.
- Validez del recibo digital
Todo documento que posea la firma digital de tus colaboradores es válido. Es probable que debas colocaruna leyenda, reconociendo y verificando la autenticidad de los datos, pero si es legal en tu país, es seguro que tiene la misma validez que un recibo o documento físico.
- ¿Se pueden generar recibos digitales y físicos para preservar?
La herramienta de software de clase mundial con la que trabajamos en Championsys, admite la posibilidad de descargar los recibos en la pc, enviarlos por mail, y por supuesto, imprimirlos si necesitas tener en algún momento el documento en físico.
- ¿La firma es escaneada es igual que la digital y tiene validez?
Una firma escaneada no tiene validez legal, por lo que no son sinónimos y funciona una firma escaneada para firmar documentos digitales.
La implementación de recibo digital implica que la firma se realide digitalmente (no escaneada ni electrónica).
La firma digital es la única que tiene la misma validez legal que la firma manuscrita.
Despapeliza todos los procesos de RR.HH con la solución de recibo digital
Como te comentábamos, no solo los recibos de tus colaboradores caben dentro de la solución de recibo digital, ya es posible digitalizar la documentación que firman desde su ingreso a la compañía, e incluso desde antes.
Algunos ejemplos de documentos son:
- Formulario de datos personales
- Contrato de trabajo
- Onboarding
- Código de ética
- Reglamentos corporativos
- Políticas internas
- Comprobantes de entrega de documentos de identidad y domicilio
- Vacaciones, licencias
- Comunicaciones dinámicas
- Offboarding
Entre otros que tu dispongas.
La solución de recibo digital marcará un antes y un después en tu compañía luego de que la implementes. Asesórate con un equipo profesional, que te permita aprovechar el máximo potencial de esta tecnología, con herramientas de clase mundial. Agenda una sesión de descubrimiento y da el primer paso hacia la transformación digital de tu departamento de RRHH y compañía.
