“Vacaciones” es una palabra que para muchos es sinónimo de felicidad pero para los integrantes del área de Recursos Humanos suele ser un dolor de cabeza. Organizar y gestionar las licencias de los colaboradores es una tarea indispensable y es fundamental que no sufra errores en el proceso.
Pero… ¿Alguna vez te pasó que empezaste a acumular planillas de excel y el orden se te volvió insostenible? ¿O se te duplicó la información?
O peor aún… ¿Algún colaborador se quejó de la mala gestión de sus vacaciones?
Una empresa que sufre errores en su gestión de licencias va perdiendo legitimidad y por consiguiente puede generar muchos problemas, desde renuncias hasta demandas.
A continuación desglosamos los principales problemas de gestionar licencias en Excel:
- ERRORES HUMANOS:
En Excel, el seguimiento de licencias puede volverse confuso y propenso a que los cálculos manuales para determinar los días acumulados, desemboquen a errores que afectan la nómina y la planificación del personal. Entre las equivocaciones pueden incluirse: duplicaciones, fechas incorrectas, faltantes de información, etc. - PROCESOS LENTOS:
Las solicitudes de vacaciones a menudo se realizan manualmente, llevando a procesos tediosos y propensos a la pérdida de información. La lentitud en los procesos afecta la eficiencia operativa, aumenta los tiempos de respuesta y crea inconvenientes en la toma de decisiones y la planificación del personal. - RIESGO DE INCUMPLIMIENTO NORMATIVO:
Al no tener la información alojada en la nube, es mucho más fácil pasar por alto las regulaciones y políticas internas al gestionar licencias y vacaciones, lo que puede resultar en incumplimientos normativos. - FALTA DE INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS: Excel a menudo opera de manera aislada, lo que dificulta la integración fluida con otros sistemas de recursos humanos y contabilidad como así también la colaboración simultánea de varias personas en el mismo documento. Esto presenta a futuro limitaciones en la automatización.
- PROBLEMAS DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD: Las hojas de cálculo en Excel pueden tener limitaciones en términos de seguridad, exponiendo información confidencial de los empleados. Aunque si es posible insertar una contraseña, por ejemplo, para una hoja de cálculo simple, es también muy fácil encontrar un software que sea en grado de descubrirla.
Entonces… ¿Con excel es suficiente?
¡No! Reducir el manejo de las licencias de tu empresa a simples planillas de cálculo es limitar la escalabilidad de tu organización a futuro. Toda empresa desea prosperar y seguir creciendo.
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